สต๊อกสินค้าด้วย Excel ฟรี เหมาะกับใคร ใช้ยังไง

เคยไหม เพิ่งเริ่มขายของ ยังไม่อยากเสียเงินค่าระบบสต๊อก เลยคิดว่าใช้ Excel ไปก่อนดีกว่า แต่พอขายไปได้สักสองสามเดือน สต๊อกเริ่มไม่ตรง ของจริงกับตัวเลขในไฟล์ห่างกันไปเรื่อยๆ แล้วก็ต้องมานั่งนับของกันใหม่ทั้งคืน เรื่องแบบนี้พ่อค้าแม่ค้ามือใหม่เดินผ่านกันมาแล้วทั้งนั้น

ความจริงแล้ว Excel ใช้ทำสต๊อกได้จริง ไม่ได้เป็นเรื่องผิดอะไร แถมยังฟรี ไม่มีค่ารายเดือน และตั้งค่าเสร็จใช้ได้ภายในวันเดียว สิ่งที่ต้องรู้มีแค่สองอย่าง คือใช้ให้ถูกจังหวะ และรู้ว่าจุดไหนที่ Excel ยังไหว จุดไหนที่ควรย้ายออกไปก่อนที่สต๊อกจะพัง

ข้อดีอีกอย่างที่คนมักมองข้ามคือ การทำสต๊อกด้วยมือใน Excel ทำให้เข้าใจกลไกจริงว่าของเข้าออกยังไง ยอดคงเหลือมาจากไหน พอถึงวันที่ย้ายไปใช้ระบบที่ตัดสต๊อกอัตโนมัติ จะอ่านตัวเลขในระบบเป็นทันที ไม่ต้องเชื่ออย่างเดียวว่าระบบคิดถูก

บทความนี้จะพาไปดูกันว่า Excel เหมาะกับร้านแบบไหน วางโครงไฟล์ยังไงให้ไม่มั่ว สูตรที่ต้องใช้จริงเขียนแบบไหน ข้อจำกัดตรงไหนรออยู่ และสัญญาณแบบไหนที่บอกว่าถึงเวลาแล้วที่ต้องย้ายไประบบจัดการสต๊อกจริง

Excel เหมาะกับร้านแบบไหน

Excel เหมาะกับร้านเล็กที่สินค้าไม่เกิน 100-200 รายการ ขายช่องทางเดียว และใช้คนเดียว เกณฑ์ง่ายๆ ที่บอกว่า Excel ยังพอไหว มีแบบนี้

• สินค้าไม่เกิน 200 รายการ เพราะไล่เช็กทีละตัวยังทัน
• ขายช่องทางเดียว เช่น ขายหน้าร้านหรือหน้าเพจ Facebook อย่างเดียว
• มีคนจัดการคนเดียว ไม่มีพนักงานหลายคนเข้ามากรอกพร้อมกัน
• ปริมาณออเดอร์เฉลี่ยไม่เกินวันละ 10-20 ออเดอร์

ถ้าเงื่อนไขเหล่านี้ยังครบ Excel ก็ตอบโจทย์ได้ ไม่ต้องรีบจ่ายเงินค่าระบบ

วิธีตั้งสต๊อกด้วย Excel แบบเริ่มต้น

เริ่มจากสร้างไฟล์ที่มีคอลัมน์พื้นฐาน 6 คอลัมน์ คือ ชื่อสินค้า ราคา สต๊อกตั้งต้น รับเข้า ขายออก และสต๊อกคงเหลือ จากนั้นตั้งสูตรให้สต๊อกคงเหลือ = สต๊อกตั้งต้น + รับเข้า - ขายออก พอมีสูตรนี้แล้ว เวลาขายหรือรับของก็แค่แก้ตัวเลขในคอลัมน์ ขายออก หรือ รับเข้า ยอดคงเหลือจะอัปเดตให้เอง

ตัวอย่างตารางที่ใช้งานจริง:

จากตารางจะเห็นว่าแค่กรอกตัวเลขเข้ากับออก สูตรก็สรุปยอดคงเหลือให้ทันที แต่เงื่อนไขคือต้องอัปเดตทุกครั้งที่มีการขายหรือรับของจริง ถ้าลืมแม้แต่ครั้งเดียว ตัวเลขที่เหลือก็จะไม่ตรงตั้งแต่นั้นเป็นต้นไป

แบบชีตเดียวนี้ใช้ได้ตอนสินค้ายังไม่กี่สิบตัว ข้อเสียคือพอกรอกทับไปเรื่อยๆ จะย้อนไม่ได้ว่ายอดที่เห็นวันนี้มาจากรับของรอบไหนและขายออกวันไหน ถ้าตั้งใจจะใช้ Excel ยาวกว่าสองสามเดือน ข้ามไปวางโครงแบบ 3 ชีตในหัวข้อถัดไปเลยจะดีกว่า

โครงสร้างไฟล์ที่ทนกว่า แยกเป็น 3 ชีต

หลักคิดคือ แยกข้อมูลสินค้าออกจากประวัติการเคลื่อนไหว ชีตแรกเก็บรายการสินค้าและยอดสรุป อีกสองชีตเก็บบันทึกของเข้าและของออกทีละรายการ แล้วให้ชีตแรกดึงยอดมารวมเองด้วยสูตร ไม่ต้องมีใครมานั่งบวกลบด้วยมือ

ชีตที่ 1 MASTER DATA เก็บข้อมูลสินค้า

คอลัมน์ A ถึง D กรอกเอง ส่วน E ถึง H ให้สูตรคิดให้ทั้งหมด สูตรของแถวที่ 3 เขียนแบบนี้ แล้วลากลงทุกแถว

• ยอดรับเข้าทั้งหมด ช่อง E3: `=VALUE(SUMIF('STOCK IN'!C:C, A3, 'STOCK IN'!E:E))`
• ยอดออกทั้งหมด ช่อง F3: `=VALUE(SUMIF('STOCK OUT'!C:C, A3, 'STOCK OUT'!E:E))`
• ยอดคงเหลือ ช่อง G3: `=E3-F3`
• สถานะ ช่อง H3 ให้เตือนเมื่อเหลือไม่ถึง 5 ชิ้น: `=IF(G3<=5,"สั่งเพิ่มด่วน","พร้อมขาย")`

อ่านสูตร SUMIF แบบนี้ ไปดูในชีต STOCK IN คอลัมน์ C ที่เก็บ SKU หาแถวที่ SKU ตรงกับช่อง A3 แล้วรวมตัวเลขในคอลัมน์ E ซึ่งเก็บจำนวนชิ้น ที่ครอบ VALUE ไว้ข้างนอกเพราะบางครั้งจำนวนที่ก็อปมาจากไฟล์อื่นติดมาเป็นข้อความ ทำให้บวกไม่ขึ้น VALUE ช่วยดันให้กลับเป็นตัวเลข

ตัวเลข 5 ในสูตร Status เปลี่ยนได้ตามสินค้า ของที่ขายเร็วอาจตั้งไว้ 20 ของที่ขายเดือนละชิ้นตั้งไว้ 2 ก็พอ

ชีตที่ 2 STOCK IN บันทึกของเข้า

กรอกทุกครั้งที่รับของเข้าคลัง หนึ่งแถวคือหนึ่งครั้งที่รับ วางคอลัมน์ตามนี้ A วันที่รับ, B ชื่อผู้ขายหรือเลขที่บิล, C SKU Code, D ชื่อสินค้า, E จำนวนที่รับ, F หมายเหตุ

คอลัมน์ D ไม่ต้องพิมพ์ชื่อสินค้าเอง ให้ดึงจากชีต MASTER DATA ด้วย VLOOKUP

• ชื่อสินค้า ช่อง D3: `=IFERROR(VLOOKUP(C3,'MASTER DATA'!A:B,2,FALSE),"")`

ที่ต้องมี IFERROR ครอบไว้เพราะถ้าพิมพ์ SKU ผิดหรือยังไม่ได้กรอก VLOOKUP จะขึ้น #N/A เต็มคอลัมน์ ดูไม่รู้เรื่อง IFERROR เปลี่ยนให้เป็นช่องว่างแทน แล้วช่องว่างนั้นก็กลายเป็นสัญญาณเตือนไปด้วยว่า SKU นี้ยังไม่มีในชีตสินค้า

ชีตที่ 3 STOCK OUT บันทึกของออก

โครงเดียวกับ STOCK IN ต่างที่คอลัมน์ B ใช้เก็บช่องทางขายหรือเลขที่ออเดอร์แทนชื่อผู้ขาย สูตรดึงชื่อสินค้าใช้ตัวเดิม

• ชื่อสินค้า ช่อง D3: `=IFERROR(VLOOKUP(C3,'MASTER DATA'!A:B,2,FALSE),"")`

พอวางครบ 3 ชีต งานประจำวันจะเหลือแค่กรอกแถวใหม่ในชีต STOCK IN หรือ STOCK OUT ยอดคงเหลือกับสถานะในชีต MASTER DATA อัปเดตตามเอง และย้อนดูได้ตลอดว่าของหายไปตอนไหน

เพิ่มอีกขั้น ตั้งจุดสั่งซื้อ ROP

ROP หรือ Reorder Point คือจุดที่สต๊อกลดลงมาถึงแล้วต้องสั่งของเพิ่มทันที ไม่ใช่รอให้เหลือศูนย์ ค่านี้ต่างกันทุก SKU เพราะของแต่ละตัวขายไม่เท่ากันและรอของไม่เท่ากัน

วิธีคิดหยาบๆ ที่ใช้ได้เลย คือ ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน คูณ จำนวนวันที่รอของจากผู้ขาย บวกสต๊อกกันชนไว้อีกสองสามวัน เช่น ขายวันละ 4 ชิ้น รอของ 7 วัน กันชน 3 วัน ROP ก็ประมาณ 40 ชิ้น

เพิ่มคอลัมน์ I ในชีต MASTER DATA ไว้กรอกค่า ROP ของแต่ละ SKU เอง แล้วเพิ่มสองสูตรนี้

• มูลค่าสต๊อกคงเหลือ: `=G3*D3`
• สถานะจุดสั่งซื้อ: `=IF(G3<=I3,"ถึงจุดสั่งซื้อแล้ว","ปกติ")`

สูตรแรกบอกว่ามีเงินจมอยู่ในสต๊อกเท่าไหร่ ซึ่งเป็นตัวเลขที่ร้านส่วนใหญ่ไม่เคยรู้ สูตรที่สองเปลี่ยนไฟล์สต๊อกจากที่ดูย้อนหลัง ให้กลายเป็นตัวเตือนล่วงหน้า เปิดไฟล์ตอนเช้า กรองเอาแถวที่ขึ้นว่า ถึงจุดสั่งซื้อแล้ว ก็ได้ใบสั่งซื้อของวันนั้นเลย

ตัวอย่างร้านที่ใช้จริง

ร้านขายอุปกรณ์ทำขนม สินค้า 80 รายการ ขายบน Shopee เป็นหลัก ออเดอร์วันละ 20-30 ใช้โครง 3 ชีตแบบข้างบนทั้งหมด

• ชีต MASTER DATA เก็บสินค้าทุกตัวพร้อมสูตรคิดยอดคงเหลือและ ROP
• ชีต STOCK IN กรอกทุกครั้งที่รับของจากผู้ขาย ซึ่งเข้าสัปดาห์ละรอบ
• ชีต STOCK OUT กรอกตอนแพ็คของทุกวัน แพ็คเสร็จกรอกทันที ไม่ทิ้งไว้ข้ามวัน

ผลที่ได้คือ รู้ยอดคงเหลือของทุก SKU ทุกเช้า และวางแผนสั่งของล่วงหน้าได้ 1-2 สัปดาห์ ของขายดีไม่ขาดกลางทาง ของขายช้าก็ไม่สั่งเพิ่มซ้ำจนเงินจม จุดสำคัญที่ทำให้ไฟล์นี้ยังเชื่อถือได้คือวินัยข้อเดียว แพ็คเสร็จแล้วกรอกทันที

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

การทำสต๊อกด้วย Excel ไม่ยาก แต่พลาดง่าย มีข้อผิดพลาดที่เจอซ้ำๆ อยู่ 4 แบบ

1. ลบแถวผิดแล้วสูตรพังทั้งไฟล์ เพราะสูตรอ้างอิงเซลล์ที่หายไป
2. พิมพ์ชื่อสินค้าไม่เหมือนกันทีละครั้ง จนของตัวเดียวกันกลายเป็นหลายแถว
3. ขายไลฟ์สดหรือขายใน LINE แล้วลืมอัปเดต เพราะไม่ได้กรอกทันที
4. ไม่มีไฟล์สำรอง เครื่องพังหรือไฟล์เสียแล้วต้องเริ่มนับใหม่หมด

ข้อควรระวังที่สำคัญที่สุดคือข้อ 3 เพราะขายออนไลน์ทุกวันนี้ไม่ได้ขายทีละออเดอร์ แต่ขายเป็นกองๆ ไลฟ์ครั้งหนึ่งขายไป 50-100 ออเดอร์ ถ้ามัวแต่กรอกทีละตัว สต๊อกจะตามไม่ทันเสมอ

ข้อ 2 แก้ได้ตั้งแต่วันแรกด้วยการตั้งรหัสสินค้าให้ชัด เช่น BG01, BG02 แล้วใช้รหัสเป็นตัวอ้างอิงทุกที่ ไม่ใช้ชื่อ เพราะถ้าชื่อสินค้าไม่เหมือนกันเป๊ะ เช่น "กระเป๋า" กับ "กระเป๋าหนัง" SUMIF จะนับเป็นคนละตัวทันที และนั่นคือต้นตอของสต๊อกมั่วที่พบบ่อยที่สุด

ข้อจำกัดที่ต้องรู้

Excel ตัดสต๊อกไม่ทันอัตโนมัติ ไม่เชื่อมกับร้านออนไลน์ ขายหลายช่องทางแล้วต้องกรอกซ้ำกันหลายรอบ ใช้หลายคนพร้อมกันก็มั่ว แถมผิดสูตรง่ายถ้าลบแถวผิด และที่เจ็บสุดคือไม่มีรายงานสรุปให้ ต้องมานั่งทำ pivot table เองทุกสิ้นเดือน

ลองคิดดูว่า ถ้าวันหนึ่งขาย Shopee, Lazada และ TikTok Shop พร้อมกันสามช่องทาง การไล่นับยอดขายจากแต่ละแอปแล้วมากรอก Excel ทีละช่อง ใช้เวลาเท่าไหร่ และพลาดกี่ครั้งต่อเดือน ตรงนี้แหละที่ระบบจริงชนะขาด

เมื่อไหร่ควรเลิกใช้ Excel

เมื่อเจอข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ แปลว่าถึงเวลาย้ายออกจาก Excel แล้ว

• ออเดอร์เกินวันละ 50 กรอกด้วยมือกินเวลาเกินกว่าจะคุ้ม
• ขายมากกว่า 1 ช่องทาง และแต่ละช่องทางมียอดขายไม่ตรงกัน เพราะ Excel sync สต๊อกให้ทุกที่พร้อมกันไม่ได้
• มีคนใช้ไฟล์เดียวกันมากกว่า 2 คน แก้พร้อมกันแล้วข้อมูลทับกันเอง
• สินค้าเกิน 200 รายการ VLOOKUP เริ่มหน่วง ไฟล์หนัก เปิดทีละนาที
• ต้องเช็กสต๊อกจากมือถือตอนอยู่นอกร้าน ซึ่ง Excel บนมือถือใช้ลำบาก
• ต้องนับสต๊อกจริงทุกเดือนเพราะตัวเลขในไฟล์เชื่อถือไม่ได้แล้ว

ตอนนั้นการย้ายมาสู่ระบบสต๊อกที่ตัดอัตโนมัติและเชื่อมทุกช่องทางไว้ด้วยกันจะคุ้มกว่าค่าระบบรายเดือนหลายเท่า เพราะค่าความผิดพลาดของสต๊อกที่มั่ว แพงกว่าค่าใช้จ่ายของระบบที่ถูกต้องเสียอีก

สรุป

เริ่มจาก Excel ได้สบาย ไม่ต้องเสียเงินตั้งแต่วันแรก ขอแค่วางโครงให้ถูกตั้งแต่ต้น แยก 3 ชีต ใช้ SKU เป็นตัวอ้างอิง และปล่อยให้ SUMIF กับ VLOOKUP ทำงานแทนมือ เท่านี้ไฟล์ฟรีก็ทนได้อีกหลายเดือน

ที่เหลือคือวินัยในการกรอกทุกครั้ง และรู้ตัวไวๆ ว่าเมื่อไหร่ที่ Excel เริ่มไม่ไหว ยิ่งร้านโตเร็ว ยิ่งต้องย้ายเร็ว อย่ารอจนสต๊อกมั่วหนักแล้วค่อยแกะรอยทีละแถว ลองประเมินตัวเองทุกๆ 1-2 เดือน ว่ายอดขายและจำนวนสินค้ายังอยู่ในเกณฑ์ที่ Excel ดูแลไหวไหม

อ่านเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง: สต๊อกติดลบ เกิดจากอะไร วิธีแก้ · สต๊อกสินค้า คืออะไร เริ่มทำยังไง

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

มีเทมเพลต Excel แจกฟรีไหม

ตอบ: มี ดาวน์โหลด ไฟล์นับสต๊อก (CSV) ไปใช้ได้เลย เปิดด้วย Excel หรือ Google Sheets ได้ มีคอลัมน์สต๊อกในระบบ สต๊อกนับจริง และผลต่างให้ครบ ใช้ตอนนับสต๊อกรอบเดือนได้ทันที ส่วนถ้าอยากได้ไฟล์ที่ตั้งสูตรครบทั้ง 3 ชีต สร้างเองจากโครงในบทความนี้ได้ ใช้เวลาไม่เกินหนึ่งชั่วโมง

VLOOKUP กับ XLOOKUP ต่างกันยังไง

ตอบ: XLOOKUP ใหม่กว่า ยืดหยุ่นกว่า และ error น้อยกว่า เพราะไม่ต้องนับว่าข้อมูลที่ต้องการอยู่คอลัมน์ที่เท่าไหร่ และค้นย้อนไปทางซ้ายได้ด้วย ถ้าใช้ Excel 365 ขึ้นไปหรือ Google Sheets แนะนำ XLOOKUP แต่ถ้าใช้ Excel เวอร์ชันเก่ากว่านั้น XLOOKUP จะไม่มีให้ใช้ ต้องกลับไป VLOOKUP ตามสูตรในบทความนี้

Excel กับระบบสต๊อกต่างกันยังไง

ตอบ: Excel ต้องกรอกข้อมูลเองทุกครั้ง ทั้งยอดขาย รับเข้า และขายออก ส่วนระบบสต๊อกตัดอัตโนมัติทันทีที่ขายออกบนแพลตฟอร์ม และใช้หลายคนพร้อมกันได้โดยไม่ชนกัน ข้อมูลทุกคนเห็นเป็นชุดเดียวกัน

ร้านเพิ่งเริ่ม ควรซื้อระบบสต๊อกเลยไหม

ตอบ: ถ้าสินค้ายังไม่กี่สิบรายการและขายช่องทางเดียว ใช้ Excel ก่อนได้ แต่ถ้ารู้อยู่แล้วว่าจะขายหลายช่องทาง เริ่มใช้ระบบตั้งแต่แรกจะประหยัดกว่ามาก เพราะไม่ต้องเสียเวลาย้ายข้อมูลทีหลัง

ทำสต๊อกใน Excel แล้วไฟล์หายทำยังไง

ตอบ: ควรเปิด Google Sheets แทน Excel บนเครื่อง เพราะบันทึกบนคลาวด์อัตโนมัติ เปิดที่ไหนก็ได้ และแก้พร้อมกันหลายคนได้ดีกว่า ข้อแลกเปลี่ยนคือพอข้อมูลเยอะไฟล์จะหน่วงกว่า Excel ถ้ายังใช้ไฟล์บนเครื่องก็ต้องสำรองไปไว้บน Google Drive หรือ OneDrive ทุกสัปดาห์เป็นอย่างน้อย

ใช้ Excel ทำสต๊อกกับทำบัญชีในไฟล์เดียวกันได้ไหม

ตอบ: ได้ แต่ไม่แนะนำ เพราะไฟล์จะใหญ่และมั่วเร็ว แยกสต๊อกกับบัญชีคนละไฟล์ แล้วค่อยเอายอดขายมาปิดบัญชีสิ้นเดือนจะอ่านง่ายกว่า ระบบจริงหลายตัวเชื่อมสองส่วนนี้ให้อัตโนมัติ

สต๊อกไม่ตรงกันแล้วแก้ยังไง

ตอบ: นับสต๊อกจริงทั้งหมดทีเดียว แล้วปรับตัวเลขในไฟล์ให้ตรงกับของจริง ตั้งสาเหตุให้ชัดว่ามาจากกรอกลืม ขายเกิน หรือของเสียหาย แล้วป้องกันจุดนั้นก่อน วิธีนี้ใช้ได้ทั้งกับ Excel และระบบสต๊อกทุกแบบ

---
พอ Excel เริ่มไม่ไหว Seller Pao เป็นระบบสต๊อกที่ตัดอัตโนมัติทุกช่องทาง และนำเข้ารายการสินค้าที่มีอยู่แล้วได้ ไม่ต้องเริ่มพิมพ์ใหม่จากศูนย์ แผน Free 0 บาทต่อเดือน ใช้ได้ถาวร ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต