โปรแกรมหลังบ้านร้านค้าออนไลน์: ใช้ตอนไหน เลือกยังไง และดูอะไรก่อนตัดสินใจ
โปรแกรมหลังบ้าน คือระบบที่ดึงออเดอร์ แชท สต๊อก และงานจัดส่งจากทุกช่องทางมารวมไว้หน้าจอเดียว แทนการเปิดหลายแอปแล้วจดใส่ Excel เอง ร้านส่วนใหญ่เริ่มต้องใช้ตอนขายเกินสองช่องทาง หรือตอนที่สต๊อกกับยอดเงินเริ่มไม่ตรงกันจนหาสาเหตุไม่เจอ
โปรแกรมหลังบ้าน คืออะไร ทำอะไรได้บ้าง?
คำว่าหลังบ้านหมายถึงงานที่ลูกค้าไม่เห็น แต่เป็นงานที่กินเวลาร้านมากที่สุด ซึ่งได้แก่การรับออเดอร์ ตอบแชท ตัดสต๊อก แพ็คของ เรียกขนส่ง ตามเงินปลายทาง แล้วปิดยอดตอนสิ้นเดือน
โปรแกรมหลังบ้านคือระบบที่ดึงงานพวกนี้จากทุกช่องทางมารวมไว้ที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นออเดอร์จาก marketplace อย่าง Shopee, Lazada หรือ TikTok Shop แชทจากเพจ Facebook กับ LINE OA หรือออเดอร์ที่ลูกค้าทักมาสั่งตรง
จุดที่ต่างจากการเปิดหลายแอปเองคือ ข้อมูลอยู่ก้อนเดียวกัน ขายที่ไหนก็ตัดสต๊อกจากยอดเดียวกัน ไม่ต้องมานั่งไล่ปรับทีละแอปตอนดึก
ต้องบอกก่อนว่าคำนี้คนใช้เรียกไม่เหมือนกัน บางคนหมายถึงระบบจัดการออเดอร์ บางคนหมายถึงระบบสต๊อก บางคนหมายถึงทั้งหมดรวมบัญชี เวลาคุยกับคนขายหรืออ่านรีวิว ให้เช็คก่อนว่าหมายถึงขอบเขตไหน
ร้านแบบไหนถึงเริ่มต้องใช้?
ไม่ต้องดูจำนวนออเดอร์อย่างเดียว ให้ดูอาการแทน ซึ่งอาการพวกนี้ตรงกว่าตัวเลขมาก
ถ้าเจอข้อใดข้อหนึ่งเป็นประจำ แปลว่าถึงจุดที่ระบบช่วยได้แล้ว
หนึ่ง ขายเกินสองช่องทางแล้วต้องเปิดหลายแอปพร้อมกันเพื่อดูว่ามีออเดอร์อะไรบ้าง
สอง ของหมดในช่องทางหนึ่งแต่อีกช่องทางยังขายได้ จนต้องขอโทษลูกค้าแล้วยกเลิกออเดอร์
สาม ลูกค้าทักมาถามว่าของถึงไหนแล้ว แล้วต้องไปไล่หาเลขพัสดุในแชทเก่า
สี่ ปิดยอดสิ้นเดือนแล้วเงินไม่ตรงกับที่รู้สึกว่าขายได้ แต่หาไม่เจอว่าหายตรงไหน
ห้า มีคนช่วยงานแล้วแต่ไม่รู้ว่าใครทำอะไรถึงไหน ต้องถามกันในไลน์กลุ่มตลอด
ลองนึกดูสิว่าถ้าออเดอร์เพิ่มอีกเท่าตัวจากตอนนี้ อาการที่เจออยู่จะหนักขึ้นแค่ไหน นั่นคือคำตอบว่าควรเริ่มตอนไหน
7 เกณฑ์ที่ควรดูก่อนเลือกระบบ
เกณฑ์ข้างล่างนี้ใช้ประเมินระบบไหนก็ได้ รวมถึงของเราด้วย เอาไปกาเทียบกันเองได้เลยตอนคุยกับผู้ให้บริการแต่ละเจ้า
ข้อที่คนมองข้ามบ่อยที่สุดคือข้อสุดท้าย เพราะตอนเริ่มใช้ทุกอย่างดูดี แต่พอร้านโตแล้วเจอเพดาน ย้ายระบบทีหลังเจ็บกว่าเลือกใหม่ตั้งแต่แรกเยอะ
| เกณฑ์ | คำถามที่ควรถามผู้ให้บริการ | ทำไมถึงสำคัญ |
|---|---|---|
| ช่องทางที่รองรับ | เชื่อมช่องทางที่ร้านใช้อยู่ครบไหม ทั้ง marketplace และแชท | ถ้าขาดไปช่องเดียว ก็ยังต้องทำมือช่องนั้นอยู่ดี |
| การตัดสต๊อกข้ามช่องทาง | ตัดจากก้อนเดียวกันจริงไหม ตัดตอนไหน ตอนสั่งหรือตอนจ่าย | เป็นสาเหตุอันดับหนึ่งของการขายเกินสต๊อก |
| งานขนส่งกับ COD | เรียกขนส่งและพิมพ์ใบปะหน้าจากที่เดียวได้ไหม กระทบยอด COD ให้หรือเปล่า | ถ้าไม่ได้ ก็ยังต้องเปิดเว็บขนส่งทีละเจ้าอยู่ดี |
| งานบัญชีกับเอกสาร | ออกใบกำกับภาษีได้ไหม ส่งข้อมูลเข้าบัญชีอัตโนมัติหรือต้องคีย์ซ้ำ | คีย์ซ้ำคือจุดที่ข้อมูลเริ่มไม่ตรงกัน |
| ความง่ายตอนใช้จริง | ขอทดลองใช้ก่อนได้ไหม คนในร้านที่ไม่ถนัดคอมใช้ได้ไหม | ระบบที่ทีมไม่ยอมใช้ คือระบบที่ไม่ได้ผลจริง |
| การช่วยเหลือ | ติดต่อทางไหน ตอบเร็วแค่ไหน ภาษาไทยไหม มีคนช่วยตอนตั้งค่าครั้งแรกหรือเปล่า | ช่วงตั้งค่าเดือนแรกคือช่วงที่ต้องการคนช่วยมากที่สุด |
| ต้นทุนตอนร้านโต | ราคาขยับตามอะไร จำนวนออเดอร์ จำนวนคน หรือจำนวนช่องทาง แล้วเพดานอยู่ตรงไหน | ค่าใช้จ่ายที่พุ่งตอนขายดี คือต้นทุนแฝงที่เจอกันบ่อย |
ทำเองใน Excel กับใช้ระบบ ต่างกันตรงไหน?
Excel ไม่ใช่ของแย่ ร้านที่เพิ่งเริ่มใช้ Excel แล้วรอดมาได้มีเยอะมาก ประเด็นคือมันเป็นเครื่องมือที่ 'คนต้องเป็นคนอัปเดต' ซึ่งพอออเดอร์เยอะขึ้นจนคนอัปเดตไม่ทัน ตัวเลขก็เริ่มไม่ตรงกับของจริง
เส้นแบ่งที่ใช้ตัดสินใจได้จริงไม่ใช่จำนวนออเดอร์ แต่คือคำถามว่าตอนนี้ยังตอบได้ทันทีไหมว่าสินค้าตัวไหนเหลือเท่าไหร่ และเดือนนี้กำไรจริงเท่าไหร่ ถ้าต้องเปิดหลายไฟล์มานั่งรวมก่อนถึงตอบได้ แปลว่าเลยจุดนั้นมาแล้ว
| เรื่อง | ทำเองใน Excel | ใช้ระบบหลังบ้าน |
|---|---|---|
| ออเดอร์เข้ามา | เปิดทีละแอปแล้วคัดลอกมาใส่ไฟล์ | ไหลเข้ามารวมที่เดียวอัตโนมัติ |
| สต๊อก | คนต้องหักเอง ลืมเมื่อไหร่ก็เพี้ยนเมื่อนั้น | ตัดจากก้อนเดียวกันทุกช่องทางทันทีที่มีออเดอร์ |
| ใบปะหน้าพัสดุ | กรอกที่อยู่ทีละใบ หรือเข้าเว็บขนส่งทีละเจ้า | พิมพ์เป็นชุดจากออเดอร์ที่มีอยู่แล้ว |
| เงิน COD | ดาวน์โหลดรายงานจากขนส่งแต่ละเจ้ามาไล่เทียบเอง | จับคู่เลขพัสดุกับยอดที่โอนเข้าให้ |
| ตอนมีคนช่วยงาน | ไฟล์ชนกัน ไม่รู้ว่าใครแก้อะไร | แยกสิทธิ์ได้ เห็นว่าใครทำอะไรไปแล้ว |
| ต้นทุน | ไม่มีค่าโปรแกรม แต่จ่ายเป็นเวลาคนกับความผิดพลาด | มีค่าระบบรายเดือน แต่เวลาที่ได้คืนเอาไปขายต่อได้ |
ระบบหลังบ้านแบบฟรี มีจริงไหม?
มีจริง แต่คำว่าฟรีในหมวดนี้มีหลายแบบ ซึ่งต้องแยกให้ออกก่อนตัดสินใจ
แบบแรกคือทดลองใช้ฟรีตามระยะเวลา หมดแล้วต้องจ่าย แบบที่สองคือฟรีถาวรแต่จำกัดปริมาณ เช่น จำนวนออเดอร์ต่อเดือนหรือจำนวนช่องทาง แบบที่สามคือฟรีเฉพาะฟีเจอร์พื้นฐาน ส่วนงานที่ใช้จริงอย่างการเชื่อมขนส่งหรือออกเอกสารต้องจ่ายเพิ่ม
คำถามที่ควรถามให้ชัดมี 3 ข้อ ฟรีนี้มีวันหมดอายุไหม ฟรีนี้จำกัดอะไรไว้บ้าง และถ้าเกินเพดานแล้วราคาขยับไปเท่าไหร่
ของ Seller Pao เป็นแบบฟรีถาวร แผน Free อยู่ที่ 0 บาทต่อเดือน ไม่ใช่ช่วงทดลองใช้ที่มีวันหมดอายุ ส่วนแผนที่จ่ายเงินเริ่มที่ Growth 590 บาทต่อเดือน และ Pro 1,490 บาทต่อเดือน ถ้าจ่ายรายปีจะถูกลงประมาณ 17% รายละเอียดว่าแต่ละแผนได้อะไรบ้างดูได้ที่หน้าราคา
Seller Pao ทำอะไรได้บ้าง?
เทียบกับ 7 เกณฑ์ข้างบนตรงๆ เพื่อให้ประเมินได้เองว่าตรงกับร้านไหม
ช่องทาง เชื่อมกับ Shopee, Lazada, TikTok Shop, เพจ Facebook และ LINE OA ออเดอร์กับแชทจากทุกช่องทางเข้ามารวมหน้าจอเดียว
สต๊อก ตัดจากก้อนเดียวกันทุกช่องทาง โดยจับคู่สินค้าด้วย SKU ซึ่งเป็นเหตุผลที่ SKU ต้องตั้งให้ตรงกันทุกที่ก่อนเชื่อมระบบ
ขนส่งกับ COD เรียกขนส่งและพิมพ์ใบปะหน้าเป็นชุดจากในระบบ แล้วจับคู่ยอด COD ที่ขนส่งโอนเข้ากับออเดอร์ให้เอง
บัญชีกับเอกสาร ออกใบกำกับภาษีได้ และข้อมูลการขายวิ่งเข้าบัญชีในระบบเดียวกัน ไม่ต้องคีย์ซ้ำ
การช่วยเหลือ ทีมคนไทย คุยภาษาไทย ช่วยตั้งค่าช่วงเริ่มต้นได้
สิ่งที่ต้องบอกตรงๆ คือระบบนี้ออกแบบมาสำหรับร้านออนไลน์ขนาดเล็กถึงกลาง ทีมประมาณ 2-50 คน ถ้าเป็นโรงงานหรือธุรกิจที่ต้องการ ERP เต็มรูปแบบ ควรดูเครื่องมือคนละหมวดกัน
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมหลังบ้าน คืออะไร
โปรแกรมหลังบ้าน คือระบบที่รวมงานที่ลูกค้ามองไม่เห็นไว้ที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นการรับออเดอร์จากทุกช่องทาง ตอบแชท ตัดสต๊อก เรียกขนส่ง ตามเงินปลายทาง และปิดยอด แทนการเปิดหลายแอปแล้วจดใส่ Excel เอง
ร้านเล็กๆ จำเป็นต้องใช้ระบบหลังบ้านไหม
ถ้าขายช่องทางเดียวและออเดอร์ยังไม่เยอะ ใช้ Excel ต่อไปก็ยังคุ้ม จุดที่ควรเริ่มมองหาระบบคือตอนที่ขายเกินสองช่องทาง หรือตอบไม่ได้ทันทีว่าสินค้าตัวไหนเหลือเท่าไหร่โดยไม่ต้องเปิดหลายไฟล์มารวมกันก่อน
ระบบหลังบ้านกับ ERP ต่างกันยังไง
ระบบหลังบ้านสำหรับร้านออนไลน์เน้นงานขายหน้าร้านออนไลน์ ตั้งแต่ออเดอร์ แชท สต๊อก ไปจนถึงการส่งของ ส่วน ERP ครอบคลุมทั้งองค์กร รวมการผลิต จัดซื้อ และบุคคล ซึ่งใหญ่และซับซ้อนกว่าที่ร้านออนไลน์ทั่วไปต้องใช้
เลือกระบบหลังบ้าน ควรดูอะไรบ้าง
ดู 7 อย่าง ช่องทางที่รองรับ วิธีตัดสต๊อกข้ามช่องทาง งานขนส่งกับ COD งานบัญชีและเอกสาร ความง่ายตอนใช้จริง การช่วยเหลือ และต้นทุนตอนร้านโต ข้อสุดท้ายคนมองข้ามบ่อยที่สุดแต่เจ็บที่สุดตอนย้ายระบบทีหลัง
ระบบจัดการร้านค้าออนไลน์แบบฟรี มีจริงไหม
มีจริง แต่ต้องแยกให้ออกระหว่างทดลองใช้ฟรีตามระยะเวลาที่หมดอายุได้ กับฟรีถาวรที่จำกัดปริมาณ ให้ถาม 3 ข้อ มีวันหมดอายุไหม จำกัดอะไรบ้าง และถ้าเกินเพดานราคาขยับเท่าไหร่
Seller Pao ใช้ฟรีได้จริงไหม
ได้ แผน Free อยู่ที่ 0 บาทต่อเดือนแบบถาวร ไม่ใช่ช่วงทดลองใช้ที่มีวันหมดอายุ แผนที่จ่ายเงินเริ่มที่ Growth 590 บาทต่อเดือน และ Pro 1,490 บาทต่อเดือน จ่ายรายปีถูกลงประมาณ 17%
ระบบหลังบ้านช่วยเรื่องสต๊อกไม่ตรงได้ยังไง
ช่วยได้เพราะทุกช่องทางตัดสต๊อกจากก้อนเดียวกัน ขายที่ไหนก็หักจากยอดเดียว แต่ต้องตั้ง SKU ของสินค้าชิ้นเดียวกันให้ตรงกันทุกช่องทางก่อน ไม่งั้นระบบจะมองว่าเป็นสินค้าคนละตัวและหักแยกกันอยู่ดี
ใช้ระบบแล้วต้องเลิกใช้ Excel เลยไหม
ไม่ต้อง หลายร้านยังใช้ Excel สำหรับงานวางแผนหรือทำรายงานเฉพาะกิจ สิ่งที่ควรย้ายเข้าระบบคืองานที่ทำซ้ำทุกวันและพลาดแล้วเสียเงิน อย่างการตัดสต๊อกกับการตามยอด COD
ระบบขายของ Facebook กับระบบหลังบ้าน ต่างกันไหม
ต่างกัน เครื่องมือของ Facebook เองช่วยเรื่องการเข้าถึงลูกค้าและปิดการขายในแชท ส่วนระบบหลังบ้านรับช่วงต่อหลังจากปิดการขายได้แล้ว ตั้งแต่บันทึกออเดอร์ ตัดสต๊อก ไปจนถึงส่งของและปิดยอด
เปลี่ยนมาใช้ระบบ ต้องเตรียมอะไรก่อน
เตรียม 3 อย่าง รายการสินค้าพร้อม SKU ที่ตั้งเหมือนกันทุกช่องทาง ยอดสต๊อกจริงที่นับล่าสุด และบัญชีของแต่ละช่องทางที่พร้อมเชื่อม ถ้า SKU ยังไม่ตรงกัน ให้จัดตรงนั้นก่อนแล้วค่อยเชื่อม จะเจ็บน้อยกว่ามาก