รายงานยอดขาย ทำยังไงให้รู้กำไรทุกวัน ไม่ต้องรอสิ้นเดือน

ปิดร้านมาเหนื่อยๆ แล้วยังต้องมานั่งรวมยอดขายใส่ Excel อีก บางทีก็ช้าไปกว่าจะรู้ว่ากำไรจริงๆ เท่าไหร่ ขายดีแต่กำไรหายไปไหนก็ไม่รู้ พ่อค้าแม่ค้าหลายคนเจอคำถามนี้ทุกสิ้นเดือน แล้วต้องมานั่งไล่บัญชีทีละช่องทาง

จริงๆ แล้วการรู้กำไรไม่ต้องรอสิ้นเดือน ถ้ามีรายงานที่ถูกต้อง ใช้เวลาแค่ 5 นาทีต่อวันก็เห็นภาพทั้งร้านแล้ว และยิ่งเห็นเร็ว ยิ่งแก้ทัน

บทความนี้จะพาไปดูว่ารายงานยอดขายควรมีอะไรบ้าง กำไรขั้นต้นกับกำไรสุทธิต่างกันยังไง ตัวอย่างคำนวณจริง และทำยังไงให้ได้ตัวเลขโดยไม่ต้องนั่งกรอกเอง

ทำไมต้องดูรายงานยอดขายทุกวัน

รายงานยอดขาย คือข้อมูลที่บอกว่าร้านขายอะไรได้เท่าไหร่ กำไรเท่าไหร่ สินค้าไหนขายดี ตัวไหนค้างสต๊อก ซึ่งถ้าดูเป็นประจำจะตัดสินใจได้ไว เช่น ตัวไหนควรสั่งเพิ่ม ตัวไหนควรลดราคาเคลียร์ของ

ร้านที่ดูตัวเลขทุกวันปรับตัวได้ไวกว่าร้านที่รอปิดงบเดือนเดียวมาก บอกได้เลยว่าหลายร้านที่เจ๊งไม่ใช่ขายไม่ออก แต่ไม่รู้ว่ากำไรจริงๆ หายไปตรงไหน ตัวเลขรายวันคือกระจกที่ส่องให้เห็นปัญหาก่อนที่มันจะกลายเป็นวิกฤต

รายงานควรมีอะไรบ้าง

รายงานที่ดีไม่ต้องซับซ้อน แค่ 4 ส่วนนี้ก็เพียงพอ

สี่ส่วนนี้พอรวมกันแล้ว เจ้าของร้านจะเห็นทั้งภาพใหญ่และรายละเอียด ต่อให้ไม่เก่งตัวเลขก็อ่านเข้าใจ

กำไรขั้นต้น กับ กำไรสุทธิ ต่างกันยังไง

สองคำนี้คนสับสนบ่อย กำไรขั้นต้นคือยอดขายหักแค่ต้นทุนสินค้า ส่วนกำไรสุทธิคือหักครบทุกค่าใช้จ่าย ทั้งค่าขนส่ง ค่าคอมแพลตฟอร์ม ค่าโฆษณา ค่าเช่า ค่าแรง

ที่สำคัญคือ ร้านที่ดูแค่กำไรขั้นต้นอาจเข้าใจผิดว่าตัวเองกำไรดี ทั้งที่พอหักค่าใช้จ่ายอื่นครบแล้วอาจขาดทุน ตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจจริงคือกำไรสุทธิ

ตัวอย่างคำนวณกำไรให้เห็นภาพ

สมมติร้านขายสินค้า 100 ชิ้น ชิ้นละ 200 บาท ยอดขายรวม 20,000 บาท ต้นทุนสินค้าชิ้นละ 120 บาท รวม 12,000 บาท กำไรขั้นต้นจึงเท่ากับ 8,000 บาท หรือ 40% ของยอดขาย

แต่ยังไม่จบ ต้องหักค่าใช้จ่ายอื่นๆ อีก เช่น ค่า COD 2-3% ของยอด ประมาณ 400-600 บาท ค่าคอมมิชชันแพลตฟอร์มประมาณ 5% อีก 1,000 บาท ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา และค่าบรรจุภัณฑ์ พอหักครบ กำไรสุทธิอาจเหลือเพียง 4,000-5,000 บาท จากยอดขาย 20,000 บาท

เห็นไหมว่าถ้าดูแค่กำไรขั้นต้น ตัวเลข 8,000 กับความจริง 4,000-5,000 ต่างกันเกือบครึ่ง ใครไม่รู้ตัวเลขจริง ก็คิดว่ากำไรดีทั้งที่จริงแค่พอกิน

สัญญาณอันตรายที่ซ่อนในรายงาน

นอกจากยอดขายและกำไร ตัวเลขอีก 3 จุดที่ควรจับตา

1. ออเดอร์คืนของสูงขึ้นเรื่อยๆ อาจมาจากสินค้าไม่ตรงปกหรือคุณภาพมีปัญหา
2. สินค้าค้างสต๊อกนานเกิน 60 วัน เงินจมอยู่ในของที่ขายไม่ออก
3. ยอดขายขึ้นแต่กำไรลง สัญญาณว่ากำลังแข่งราคาหรือค่าโฆษณาพุ่ง

ถ้าเจอสัญญาณพวกนี้ในรายงานประจำวัน จะแก้ได้ก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม รอสิ้นเดือนค่อยเห็นอาจสายไป

ทำยังไงให้ไม่ต้องนั่งกรอกเอง

ถ้าร้านขายหลายช่องทาง ยอดจะกระจัดกระจาย การ Export มารวมใน Excel แล้วบวกลบเอง ผิดพลาดง่ายและกินเวลา ระบบหลังบ้านช่วยรวมทุกช่องทางมารายงานเดียวได้ ไม่ต้องกรอกซ้ำ

บางระบบตั้งส่งรายงานเข้าอีเมลหรือ LINE อัตโนมัติทุกเช้าได้ด้วย สมมติขายผ่าน 3 ช่องทางพร้อมไลฟ์สด ระบบจะรวมยอดทั้งหมดมาเป็นกำไรสุทธิให้ดูในหน้าเดียว ประหยัดเวลาไปวันละเกือบชั่วโมง แถมตัวเลขตรงกันทุกที่

ข้อควรระวังที่ทำให้ตัวเลขมั่ว

1. ลืมบันทึกค่าใช้จ่าย เช่น ค่าโฆษณา ค่าแพ็กของ ตัวเลขกำไรจะสูงกว่าความจริง
2. นับยอด COD ผิด เพราะเงินยังไม่เข้าจริง ตอนลูกค้ายังไม่รับของ
3. ใช้หลายไฟล์หลายสูตร บวกทีละไฟล์แล้วพลาด
4. ไม่แยกช่องทางขาย ทำให้ดูไม่ออกว่าช่องทางไหนได้กำไรจริง

ร้านที่เจอปัญหาเหล่านี้บ่อย มักแก้ด้วยการให้ระบบรวบรวมตัวเลขจากทุกที่ให้อัตโนมัติ แล้วค่อยตรวจทานเป็นช่วงๆ

สรุป

เริ่มจากดูยอดขายรวมและกำไรขั้นต้นทุกวันก่อน แล้วค่อยลงลึกเรื่องสินค้าขายดีและกำไรสุทธิ ใช้เวลาไม่ถึง 5 นาที แต่ช่วยให้รู้ทันทุกการเปลี่ยนแปลง

ส่วนการป้อนข้อมูล ให้ระบบช่วยรวมอัตโนมัติ จะได้ไม่ต้องเป็นนักบัญชีมือสมัครเล่นหลังปิดร้านทุกคืน พอตัวเลขตรงและมาไว การตัดสินใจเรื่องสต๊อก ราคา และโฆษณาก็แม่นขึ้นตามไปด้วย

อ่านเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง: รายงาน 3 ตัวที่ร้านออนไลน์ต้องดูทุกวัน · ยอดเงินไม่ตรงกับยอดขาย แก้ยังไง + กระทบยอด COD

คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

กำไรขั้นต้น กับ กำไรสุทธิ ต่างกันยังไง

ตอบ: กำไรขั้นต้นคือยอดขายหักแค่ต้นทุนสินค้า ส่วนกำไรสุทธิหักครบทุกค่าใช้จ่าย ทั้งค่าขนส่ง ค่าคอมแพลตฟอร์ม ค่าโฆษณา ค่าเช่า ค่าแรง ตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจจริงคือกำไรสุทธิ เพราะสะท้อนเงินที่เหลือจริง

ต้องดูรายงานบ่อยแค่ไหน

ตอบ: อย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง แต่ร้านที่ขายดีแนะนำดูยอดรวมทุกวัน ใช้เวลาไม่ถึง 5 นาที ถ้าใช้ระบบส่งรายงานอัตโนมัติเข้าอีเมลหรือ LINE ตอนเช้า แค่เปิดอ่านก็รู้ภาพทั้งร้านแล้ว

รายงานจากระบบกับ Excel ต่างกันยังไง

ตอบ: Excel ต้องกรอกและรวมเอง ผิดพลาดง่าย ยิ่งหลายช่องทางยิ่งมั่ว ส่วนระบบดึงข้อมูลจากทุกช่องทางมารวมให้อัตโนมัติ ตัดสต๊อกและคำนวณกำไรให้ แถมตัวเลขตรงกันทุกที่ ไม่ต้องไล่บวกลบเอง

ยอดขายดีแต่กำไรหาย เกิดจากอะไร

ตอบ: ส่วนใหญ่มาจากค่าใช้จ่ายแอบแฝง เช่น ค่า COD 2-3% ค่าคอมมิชชัน ค่าโฆษณา ค่าขนส่ง ที่ไม่ได้บันทึก หรือสินค้าถูกเคลม/คืนเยอะ ต้องดูรายงานกำไรสุทธิแบบแยกช่องทางเพื่อหาจุดที่รั่ว

ตัวเลขในรายงานไม่ตรงกับยอดเงินในบัญชี ทำยังไง

ตอบ: เช็กยอด COD ที่ยังไม่ได้รับเงินก่อน เพราะเงินจะเข้าหลังลูกค้ารับของแล้ว ถ้ายังไม่ตรง ให้ไล่เช็กออเดอร์ที่ถูกยกเลิก คืนเงิน และค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม ซึ่งหลายครั้งเป็นตัวการของตัวเลขไม่ตรง

มือใหม่ไม่เก่งตัวเลข ดูรายงานยังไงดี

ตอบ: ดูแค่ 3 อย่างก่อน คือยอดขายรวม กำไรขั้นต้น และจำนวนออเดอร์ค้างส่ง แล้วค่อยเพิ่มตัวเลขอื่นทีหลัง ระบบส่วนใหญ่ทำกราฟให้ดูง่ายอยู่แล้ว ไม่ต้องคำนวณเอง

รายงานยอดขายช่วยเรื่องสต๊อกยังไง

ตอบ: ดูว่าสินค้าตัวไหนขายดีและขายช้า ตัวขายดีสั่งเพิ่มก่อนของหมด ตัวขายช้าลดราคาเคลียร์ กันเงินจมในสต๊อก ข้อมูลนี้จะแม่นที่สุดถ้าตัดสต๊อกอัตโนมัติทุกครั้งที่ขาย

ต้องมีนักบัญชีถึงจะอ่านรายงานเป็นไหม

ตอบ: ไม่จำเป็น สำหรับรายงานประจำวัน เจ้าของร้านอ่านเองได้ ถ้าเจอตัวเลขผิดปกติค่อยให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยลงลึก แต่การมีตัวเลขที่ถูกต้องส่งให้ผู้เชี่ยวชาญต่อ ก็ช่วยลดค่าบริการไปได้เยอะ

---
Seller Pao รวมรายงานยอดขายทุกช่องทางมาในหน้าเดียว พร้อมกำไรแบบเรียลไทม์และส่งรายงานเข้าอีเมล/LINE อัตโนมัติ แผนเริ่มต้นฟรี 0 บาท Growth 590 บาท/เดือน Pro 1,490 บาท/เดือน (รายปีลด 17%) เริ่มใช้ฟรี 0 บาทได้เลย ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต