# สต๊อกสินค้าด้วย Excel ฟรี เหมาะกับใคร ใช้ยังไง

> https://sellerpao.com/blog/excel-stock-management-template-free
> เผยแพร่: 2025-07-05T18:00:08.000Z
> อัปเดตล่าสุด: 2026-08-18T13:37:31Z

เคยไหม เพิ่งเริ่มขายของ ยังไม่อยากเสียเงินค่าระบบสต๊อก เลยคิดว่าใช้ Excel ไปก่อนดีกว่า แต่พอขายไปได้สักสองสามเดือน สต๊อกเริ่มไม่ตรง ของจริงกับตัวเลขในไฟล์ห่างกันไปเรื่อยๆ แล้วก็ต้องมานั่งนับของกันใหม่ทั้งคืน เรื่องแบบนี้พ่อค้าแม่ค้ามือใหม่เดินผ่านกันมาแล้วทั้งนั้น

ความจริงแล้ว Excel ใช้ทำสต๊อกได้จริง ไม่ได้เป็นเรื่องผิดอะไร แถมยังฟรี ไม่มีค่ารายเดือน และตั้งค่าเสร็จใช้ได้ภายในวันเดียว สิ่งที่ต้องรู้มีแค่สองอย่าง คือใช้ให้ถูกจังหวะ และรู้ว่าจุดไหนที่ Excel ยังไหว จุดไหนที่ควรย้ายออกไปก่อนที่สต๊อกจะพัง

ข้อดีอีกอย่างที่คนมักมองข้ามคือ การทำสต๊อกด้วยมือใน Excel ทำให้เข้าใจกลไกจริงว่าของเข้าออกยังไง ยอดคงเหลือมาจากไหน พอถึงวันที่ย้ายไปใช้ระบบที่ตัดสต๊อกอัตโนมัติ จะอ่านตัวเลขในระบบเป็นทันที ไม่ต้องเชื่ออย่างเดียวว่าระบบคิดถูก

บทความนี้จะพาไปดูกันว่า Excel เหมาะกับร้านแบบไหน วางโครงไฟล์ยังไงให้ไม่มั่ว สูตรที่ต้องใช้จริงเขียนแบบไหน ข้อจำกัดตรงไหนรออยู่ และสัญญาณแบบไหนที่บอกว่าถึงเวลาแล้วที่ต้องย้ายไประบบจัดการสต๊อกจริง

## Excel เหมาะกับร้านแบบไหน

Excel เหมาะกับร้านเล็กที่สินค้าไม่เกิน 100-200 รายการ ขายช่องทางเดียว และใช้คนเดียว เกณฑ์ง่ายๆ ที่บอกว่า Excel ยังพอไหว มีแบบนี้

- สินค้าไม่เกิน 200 รายการ เพราะไล่เช็กทีละตัวยังทัน

- ขายช่องทางเดียว เช่น ขายหน้าร้านหรือหน้าเพจ Facebook อย่างเดียว

- มีคนจัดการคนเดียว ไม่มีพนักงานหลายคนเข้ามากรอกพร้อมกัน

- ปริมาณออเดอร์เฉลี่ยไม่เกินวันละ 10-20 ออเดอร์

ถ้าเงื่อนไขเหล่านี้ยังครบ Excel ก็ตอบโจทย์ได้ ไม่ต้องรีบจ่ายเงินค่าระบบ

## วิธีตั้งสต๊อกด้วย Excel แบบเริ่มต้น

เริ่มจากสร้างไฟล์ที่มีคอลัมน์พื้นฐาน 6 คอลัมน์ คือ ชื่อสินค้า ราคา สต๊อกตั้งต้น รับเข้า ขายออก และสต๊อกคงเหลือ จากนั้นตั้งสูตรให้สต๊อกคงเหลือ = สต๊อกตั้งต้น + รับเข้า - ขายออก พอมีสูตรนี้แล้ว เวลาขายหรือรับของก็แค่แก้ตัวเลขในคอลัมน์ ขายออก หรือ รับเข้า ยอดคงเหลือจะอัปเดตให้เอง

ตัวอย่างตารางที่ใช้งานจริง:

| ชื่อสินค้า | ราคา (บาท) | สต๊อกตั้งต้น | รับเข้า | ขายออก | คงเหลือ |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| กระเป๋าหนังแท้ | 890 | 20 | 10 | 12 | 18 |
| กระเป๋าสะพายหนัง | 590 | 30 | 0 | 25 | 5 |
| กระเป๋าใส่การ์ด | 190 | 50 | 20 | 45 | 25 |

จากตารางจะเห็นว่าแค่กรอกตัวเลขเข้ากับออก สูตรก็สรุปยอดคงเหลือให้ทันที แต่เงื่อนไขคือต้องอัปเดตทุกครั้งที่มีการขายหรือรับของจริง ถ้าลืมแม้แต่ครั้งเดียว ตัวเลขที่เหลือก็จะไม่ตรงตั้งแต่นั้นเป็นต้นไป

แบบชีตเดียวนี้ใช้ได้ตอนสินค้ายังไม่กี่สิบตัว ข้อเสียคือพอกรอกทับไปเรื่อยๆ จะย้อนไม่ได้ว่ายอดที่เห็นวันนี้มาจากรับของรอบไหนและขายออกวันไหน ถ้าตั้งใจจะใช้ Excel ยาวกว่าสองสามเดือน ข้ามไปวางโครงแบบ 3 ชีตในหัวข้อถัดไปเลยจะดีกว่า

## โครงสร้างไฟล์ที่ทนกว่า แยกเป็น 3 ชีต

หลักคิดคือ แยกข้อมูลสินค้าออกจากประวัติการเคลื่อนไหว ชีตแรกเก็บรายการสินค้าและยอดสรุป อีกสองชีตเก็บบันทึกของเข้าและของออกทีละรายการ แล้วให้ชีตแรกดึงยอดมารวมเองด้วยสูตร ไม่ต้องมีใครมานั่งบวกลบด้วยมือ

### ชีตที่ 1 MASTER DATA เก็บข้อมูลสินค้า

| คอลัมน์ | ชื่อหัวตาราง | ความหมาย |
| --- | --- | --- |
| A | SKU Code | รหัสสินค้าเฉพาะตัว ห้ามซ้ำ |
| B | Product Name | ชื่อสินค้า |
| C | Category | หมวดหมู่ |
| D | Unit Cost | ราคาต้นทุนต่อชิ้น |
| E | Total Stock IN | ยอดรับเข้าทั้งหมด |
| F | Total Stock OUT | ยอดออกทั้งหมด |
| G | Current Stock | ยอดคงเหลือ |
| H | Status | สถานะ พร้อมขาย หรือ สั่งเพิ่มด่วน |

คอลัมน์ A ถึง D กรอกเอง ส่วน E ถึง H ให้สูตรคิดให้ทั้งหมด สูตรของแถวที่ 3 เขียนแบบนี้ แล้วลากลงทุกแถว

- ยอดรับเข้าทั้งหมด ช่อง E3: `=VALUE(SUMIF('STOCK IN'!C:C, A3, 'STOCK IN'!E:E))`

- ยอดออกทั้งหมด ช่อง F3: `=VALUE(SUMIF('STOCK OUT'!C:C, A3, 'STOCK OUT'!E:E))`

- ยอดคงเหลือ ช่อง G3: `=E3-F3`

- สถานะ ช่อง H3 ให้เตือนเมื่อเหลือไม่ถึง 5 ชิ้น: `=IF(G3<=5,"สั่งเพิ่มด่วน","พร้อมขาย")`

อ่านสูตร SUMIF แบบนี้ ไปดูในชีต STOCK IN คอลัมน์ C ที่เก็บ SKU หาแถวที่ SKU ตรงกับช่อง A3 แล้วรวมตัวเลขในคอลัมน์ E ซึ่งเก็บจำนวนชิ้น ที่ครอบ VALUE ไว้ข้างนอกเพราะบางครั้งจำนวนที่ก็อปมาจากไฟล์อื่นติดมาเป็นข้อความ ทำให้บวกไม่ขึ้น VALUE ช่วยดันให้กลับเป็นตัวเลข

ตัวเลข 5 ในสูตร Status เปลี่ยนได้ตามสินค้า ของที่ขายเร็วอาจตั้งไว้ 20 ของที่ขายเดือนละชิ้นตั้งไว้ 2 ก็พอ

### ชีตที่ 2 STOCK IN บันทึกของเข้า

กรอกทุกครั้งที่รับของเข้าคลัง หนึ่งแถวคือหนึ่งครั้งที่รับ วางคอลัมน์ตามนี้ A วันที่รับ, B ชื่อผู้ขายหรือเลขที่บิล, C SKU Code, D ชื่อสินค้า, E จำนวนที่รับ, F หมายเหตุ

คอลัมน์ D ไม่ต้องพิมพ์ชื่อสินค้าเอง ให้ดึงจากชีต MASTER DATA ด้วย VLOOKUP

- ชื่อสินค้า ช่อง D3: `=IFERROR(VLOOKUP(C3,'MASTER DATA'!A:B,2,FALSE),"")`

ที่ต้องมี IFERROR ครอบไว้เพราะถ้าพิมพ์ SKU ผิดหรือยังไม่ได้กรอก VLOOKUP จะขึ้น #N/A เต็มคอลัมน์ ดูไม่รู้เรื่อง IFERROR เปลี่ยนให้เป็นช่องว่างแทน แล้วช่องว่างนั้นก็กลายเป็นสัญญาณเตือนไปด้วยว่า SKU นี้ยังไม่มีในชีตสินค้า

### ชีตที่ 3 STOCK OUT บันทึกของออก

โครงเดียวกับ STOCK IN ต่างที่คอลัมน์ B ใช้เก็บช่องทางขายหรือเลขที่ออเดอร์แทนชื่อผู้ขาย สูตรดึงชื่อสินค้าใช้ตัวเดิม

- ชื่อสินค้า ช่อง D3: `=IFERROR(VLOOKUP(C3,'MASTER DATA'!A:B,2,FALSE),"")`

พอวางครบ 3 ชีต งานประจำวันจะเหลือแค่กรอกแถวใหม่ในชีต STOCK IN หรือ STOCK OUT ยอดคงเหลือกับสถานะในชีต MASTER DATA อัปเดตตามเอง และย้อนดูได้ตลอดว่าของหายไปตอนไหน

## เพิ่มอีกขั้น ตั้งจุดสั่งซื้อ ROP

ROP หรือ Reorder Point คือจุดที่สต๊อกลดลงมาถึงแล้วต้องสั่งของเพิ่มทันที ไม่ใช่รอให้เหลือศูนย์ ค่านี้ต่างกันทุก SKU เพราะของแต่ละตัวขายไม่เท่ากันและรอของไม่เท่ากัน

วิธีคิดหยาบๆ ที่ใช้ได้เลย คือ ยอดขายเฉลี่ยต่อวัน คูณ จำนวนวันที่รอของจากผู้ขาย บวกสต๊อกกันชนไว้อีกสองสามวัน เช่น ขายวันละ 4 ชิ้น รอของ 7 วัน กันชน 3 วัน ROP ก็ประมาณ 40 ชิ้น

เพิ่มคอลัมน์ I ในชีต MASTER DATA ไว้กรอกค่า ROP ของแต่ละ SKU เอง แล้วเพิ่มสองสูตรนี้

- มูลค่าสต๊อกคงเหลือ: `=G3*D3`

- สถานะจุดสั่งซื้อ: `=IF(G3<=I3,"ถึงจุดสั่งซื้อแล้ว","ปกติ")`

สูตรแรกบอกว่ามีเงินจมอยู่ในสต๊อกเท่าไหร่ ซึ่งเป็นตัวเลขที่ร้านส่วนใหญ่ไม่เคยรู้ สูตรที่สองเปลี่ยนไฟล์สต๊อกจากที่ดูย้อนหลัง ให้กลายเป็นตัวเตือนล่วงหน้า เปิดไฟล์ตอนเช้า กรองเอาแถวที่ขึ้นว่า ถึงจุดสั่งซื้อแล้ว ก็ได้ใบสั่งซื้อของวันนั้นเลย

## ตัวอย่างร้านที่ใช้จริง

ร้านขายอุปกรณ์ทำขนม สินค้า 80 รายการ ขายบน Shopee เป็นหลัก ออเดอร์วันละ 20-30 ใช้โครง 3 ชีตแบบข้างบนทั้งหมด

- ชีต MASTER DATA เก็บสินค้าทุกตัวพร้อมสูตรคิดยอดคงเหลือและ ROP

- ชีต STOCK IN กรอกทุกครั้งที่รับของจากผู้ขาย ซึ่งเข้าสัปดาห์ละรอบ

- ชีต STOCK OUT กรอกตอนแพ็คของทุกวัน แพ็คเสร็จกรอกทันที ไม่ทิ้งไว้ข้ามวัน

ผลที่ได้คือ รู้ยอดคงเหลือของทุก SKU ทุกเช้า และวางแผนสั่งของล่วงหน้าได้ 1-2 สัปดาห์ ของขายดีไม่ขาดกลางทาง ของขายช้าก็ไม่สั่งเพิ่มซ้ำจนเงินจม จุดสำคัญที่ทำให้ไฟล์นี้ยังเชื่อถือได้คือวินัยข้อเดียว แพ็คเสร็จแล้วกรอกทันที

## ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

การทำสต๊อกด้วย Excel ไม่ยาก แต่พลาดง่าย มีข้อผิดพลาดที่เจอซ้ำๆ อยู่ 4 แบบ

1. ลบแถวผิดแล้วสูตรพังทั้งไฟล์ เพราะสูตรอ้างอิงเซลล์ที่หายไป

1. พิมพ์ชื่อสินค้าไม่เหมือนกันทีละครั้ง จนของตัวเดียวกันกลายเป็นหลายแถว

1. ขายไลฟ์สดหรือขายใน LINE แล้วลืมอัปเดต เพราะไม่ได้กรอกทันที

1. ไม่มีไฟล์สำรอง เครื่องพังหรือไฟล์เสียแล้วต้องเริ่มนับใหม่หมด

ข้อควรระวังที่สำคัญที่สุดคือข้อ 3 เพราะขายออนไลน์ทุกวันนี้ไม่ได้ขายทีละออเดอร์ แต่ขายเป็นกองๆ ไลฟ์ครั้งหนึ่งขายไป 50-100 ออเดอร์ ถ้ามัวแต่กรอกทีละตัว สต๊อกจะตามไม่ทันเสมอ

ข้อ 2 แก้ได้ตั้งแต่วันแรกด้วยการตั้งรหัสสินค้าให้ชัด เช่น BG01, BG02 แล้วใช้รหัสเป็นตัวอ้างอิงทุกที่ ไม่ใช้ชื่อ เพราะถ้าชื่อสินค้าไม่เหมือนกันเป๊ะ เช่น "กระเป๋า" กับ "กระเป๋าหนัง" SUMIF จะนับเป็นคนละตัวทันที และนั่นคือต้นตอของสต๊อกมั่วที่พบบ่อยที่สุด

## ข้อจำกัดที่ต้องรู้

Excel ตัดสต๊อกไม่ทันอัตโนมัติ ไม่เชื่อมกับร้านออนไลน์ ขายหลายช่องทางแล้วต้องกรอกซ้ำกันหลายรอบ ใช้หลายคนพร้อมกันก็มั่ว แถมผิดสูตรง่ายถ้าลบแถวผิด และที่เจ็บสุดคือไม่มีรายงานสรุปให้ ต้องมานั่งทำ pivot table เองทุกสิ้นเดือน

ลองคิดดูว่า ถ้าวันหนึ่งขาย Shopee, Lazada และ TikTok Shop พร้อมกันสามช่องทาง การไล่นับยอดขายจากแต่ละแอปแล้วมากรอก Excel ทีละช่อง ใช้เวลาเท่าไหร่ และพลาดกี่ครั้งต่อเดือน ตรงนี้แหละที่ระบบจริงชนะขาด

## เมื่อไหร่ควรเลิกใช้ Excel

เมื่อเจอข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้ แปลว่าถึงเวลาย้ายออกจาก Excel แล้ว

- ออเดอร์เกินวันละ 50 กรอกด้วยมือกินเวลาเกินกว่าจะคุ้ม

- ขายมากกว่า 1 ช่องทาง และแต่ละช่องทางมียอดขายไม่ตรงกัน เพราะ Excel sync สต๊อกให้ทุกที่พร้อมกันไม่ได้

- มีคนใช้ไฟล์เดียวกันมากกว่า 2 คน แก้พร้อมกันแล้วข้อมูลทับกันเอง

- สินค้าเกิน 200 รายการ VLOOKUP เริ่มหน่วง ไฟล์หนัก เปิดทีละนาที

- ต้องเช็กสต๊อกจากมือถือตอนอยู่นอกร้าน ซึ่ง Excel บนมือถือใช้ลำบาก

- ต้องนับสต๊อกจริงทุกเดือนเพราะตัวเลขในไฟล์เชื่อถือไม่ได้แล้ว

ตอนนั้นการย้ายมาสู่ระบบสต๊อกที่ตัดอัตโนมัติและเชื่อมทุกช่องทางไว้ด้วยกันจะคุ้มกว่าค่าระบบรายเดือนหลายเท่า เพราะค่าความผิดพลาดของสต๊อกที่มั่ว แพงกว่าค่าใช้จ่ายของระบบที่ถูกต้องเสียอีก

## สรุป

เริ่มจาก Excel ได้สบาย ไม่ต้องเสียเงินตั้งแต่วันแรก ขอแค่วางโครงให้ถูกตั้งแต่ต้น แยก 3 ชีต ใช้ SKU เป็นตัวอ้างอิง และปล่อยให้ SUMIF กับ VLOOKUP ทำงานแทนมือ เท่านี้ไฟล์ฟรีก็ทนได้อีกหลายเดือน

ที่เหลือคือวินัยในการกรอกทุกครั้ง และรู้ตัวไวๆ ว่าเมื่อไหร่ที่ Excel เริ่มไม่ไหว ยิ่งร้านโตเร็ว ยิ่งต้องย้ายเร็ว อย่ารอจนสต๊อกมั่วหนักแล้วค่อยแกะรอยทีละแถว ลองประเมินตัวเองทุกๆ 1-2 เดือน ว่ายอดขายและจำนวนสินค้ายังอยู่ในเกณฑ์ที่ Excel ดูแลไหวไหม

อ่านเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง: [สต๊อกติดลบ เกิดจากอะไร วิธีแก้](https://sellerpao.com/blog/negative-stock-causes-fix) · [สต๊อกสินค้า คืออะไร เริ่มทำยังไง](https://sellerpao.com/blog/what-is-stock-management-guide)

## คำถามที่พบบ่อย (FAQs)

### มีเทมเพลต Excel แจกฟรีไหม

ตอบ: มี ดาวน์โหลด [ไฟล์นับสต๊อก (CSV)](https://sellerpao.com/tools/stock-count-template.csv) ไปใช้ได้เลย เปิดด้วย Excel หรือ Google Sheets ได้ มีคอลัมน์สต๊อกในระบบ สต๊อกนับจริง และผลต่างให้ครบ ใช้ตอนนับสต๊อกรอบเดือนได้ทันที ส่วนถ้าอยากได้ไฟล์ที่ตั้งสูตรครบทั้ง 3 ชีต สร้างเองจากโครงในบทความนี้ได้ ใช้เวลาไม่เกินหนึ่งชั่วโมง

### VLOOKUP กับ XLOOKUP ต่างกันยังไง

ตอบ: XLOOKUP ใหม่กว่า ยืดหยุ่นกว่า และ error น้อยกว่า เพราะไม่ต้องนับว่าข้อมูลที่ต้องการอยู่คอลัมน์ที่เท่าไหร่ และค้นย้อนไปทางซ้ายได้ด้วย ถ้าใช้ Excel 365 ขึ้นไปหรือ Google Sheets แนะนำ XLOOKUP แต่ถ้าใช้ Excel เวอร์ชันเก่ากว่านั้น XLOOKUP จะไม่มีให้ใช้ ต้องกลับไป VLOOKUP ตามสูตรในบทความนี้

### Excel กับระบบสต๊อกต่างกันยังไง

ตอบ: Excel ต้องกรอกข้อมูลเองทุกครั้ง ทั้งยอดขาย รับเข้า และขายออก ส่วนระบบสต๊อกตัดอัตโนมัติทันทีที่ขายออกบนแพลตฟอร์ม และใช้หลายคนพร้อมกันได้โดยไม่ชนกัน ข้อมูลทุกคนเห็นเป็นชุดเดียวกัน

### ร้านเพิ่งเริ่ม ควรซื้อระบบสต๊อกเลยไหม

ตอบ: ถ้าสินค้ายังไม่กี่สิบรายการและขายช่องทางเดียว ใช้ Excel ก่อนได้ แต่ถ้ารู้อยู่แล้วว่าจะขายหลายช่องทาง เริ่มใช้ระบบตั้งแต่แรกจะประหยัดกว่ามาก เพราะไม่ต้องเสียเวลาย้ายข้อมูลทีหลัง

### ทำสต๊อกใน Excel แล้วไฟล์หายทำยังไง

ตอบ: ควรเปิด Google Sheets แทน Excel บนเครื่อง เพราะบันทึกบนคลาวด์อัตโนมัติ เปิดที่ไหนก็ได้ และแก้พร้อมกันหลายคนได้ดีกว่า ข้อแลกเปลี่ยนคือพอข้อมูลเยอะไฟล์จะหน่วงกว่า Excel ถ้ายังใช้ไฟล์บนเครื่องก็ต้องสำรองไปไว้บน Google Drive หรือ OneDrive ทุกสัปดาห์เป็นอย่างน้อย

### ใช้ Excel ทำสต๊อกกับทำบัญชีในไฟล์เดียวกันได้ไหม

ตอบ: ได้ แต่ไม่แนะนำ เพราะไฟล์จะใหญ่และมั่วเร็ว แยกสต๊อกกับบัญชีคนละไฟล์ แล้วค่อยเอายอดขายมาปิดบัญชีสิ้นเดือนจะอ่านง่ายกว่า ระบบจริงหลายตัวเชื่อมสองส่วนนี้ให้อัตโนมัติ

### สต๊อกไม่ตรงกันแล้วแก้ยังไง

ตอบ: นับสต๊อกจริงทั้งหมดทีเดียว แล้วปรับตัวเลขในไฟล์ให้ตรงกับของจริง ตั้งสาเหตุให้ชัดว่ามาจากกรอกลืม ขายเกิน หรือของเสียหาย แล้วป้องกันจุดนั้นก่อน วิธีนี้ใช้ได้ทั้งกับ Excel และระบบสต๊อกทุกแบบ

---
พอ Excel เริ่มไม่ไหว Seller Pao เป็นระบบสต๊อกที่ตัดอัตโนมัติทุกช่องทาง และนำเข้ารายการสินค้าที่มีอยู่แล้วได้ ไม่ต้องเริ่มพิมพ์ใหม่จากศูนย์ แผน Free 0 บาทต่อเดือน ใช้ได้ถาวร ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต